Tout au long de l'année, l'association Carrefours HEC prépare le forum qui a lieu sur le campus au mois de janvier : relations avec les entreprises et intervenants, élaboration des plaquettes, site Internet, règlement des questions logistiques…

Enfin le jour J arrivé, les étudiants des Carrefours HEC prennent en charge toute l'organisation pratique afin que les échanges entre les entreprises et les étudiants se déroulent dans les meilleures conditions possibles.